Gmail alapok 1. – A leghatékonyabb postaládatípus

Aki sokat levelezik, az tudja, hogy milyen áttekinthetetlenné tud válni a bejövő levelek mappája. Én tényleg sokat levelezek. Az utóbbi 6,75 évben összesen 121 400 e-mailt küldtem vagy fogadtam, így van tapasztalatom a „káoszból átlátható levezést szeretnék” témakörben.

A Gmail alapok sorozat összes cikke:

• Gmail alapok 1. – A leghatékonyabb postaládatípus
• Gmail alapok 2. – A címkék kezelése
• Gmail alapok 3. – Szűrők létrehozása
• Gmail alapok 4. – Sablonok használata

Postaládatípus kiválasztása

Alapesetben úgy néz ki a postaládánk, hogy a beérkező levelek időrendben visszafelé vannak benne. Ez nagyon rossz megoldás.

Miért?

• 50-100 levélnél nem látszik egyszerre több, így egy meg nem válaszolt, de fontos levél nagyon hamar el tud tűnni a szem elől.
• A látható levelek keverednek, nem számít, hogy azokat már olvastuk-e vagy sem.
• Nehezen átlátható, ez a nézet nem alkalmas arra, hogy a feladatainkat a levelezésből kezeljük.

Mi a megoldás?

A megoldás a Gmail beállításaiban rejtőzik. Válasszuk ezt az opciót:

Ennek a használatával a postaládánk két részre bomlik: felül lesznek az olvasatlan levelek (időrendben visszafelé), és alatta egy külön helyen a már olvasott levelek (időrendben visszafelé).

Miért jó ez?
Azért, mert így meg tudjuk őrizni a fókuszt, és átláthatjuk a levelezésünket. Innentől kezdve tudjuk arra használni a levelezésünket, hogy az olvasatlan levelek jelentik a „feladatainkat” (ez lehet konkrét feladat, vagy akár csak egy válaszadási kötelezettség is), és az olvasott leveleinkkel tulajdonképpen már nincs dolgunk.

Mit szoktam csinálni a beérkező leveleimmel?

• Ha olyan, azonnal törlöm.
• Ha olyan, azonnal megválaszolom.
• Ha olyan, olvasás után visszateszem olvasatlan állapotba, hogy a postaládámban a felső részen maradjon. Így tudom azt, hogy csak azzal van dolgom, ami felül van, és nem kell keresnem a hagyományos nézeten (sokszor lapozgatva) azokat a leveleket, amelyekkel még teendőm van. Így biztosan nem lesz megválaszolva ez a levél, vagy nem lesz NEM elvégezve az a feladat, amit abban kértek.

Mi a hátránya ennek a módszernek?

Minden bejövő levelet meg kell nyitni, legalább azért, hogy a felső részből eltűnjön (mivel innentől kezdve alapértelmezetten már NEM olvasatlan).

A cikk folytatásában megismerkedünk a Gmail-es címkékkel!