Gmail alapok 1. – A leghatékonyabb postaládatípus

Aki sokat levelezik, az tudja, hogy milyen áttekinthetetlenné tud válni a bejövő levelek mappája. Én tényleg sokat levelezek. Az utóbbi 6,75 évben összesen 121 400 e-mailt küldtem vagy fogadtam, így van tapasztalatom a “káoszból átlátható levezést szeretnék” témakörben.

Postaládatípus kiválasztása

Alapesetben úgy néz ki a postaládánk, hogy a beérkező levelek időrendben visszafelé vannak benne. Ez nagyon rossz megoldás.

Miért?

  • 50-100 levélnél nem látszik egyszerre több, így egy meg nem válaszolt, de fontos levél nagyon hamar el tud tűnni a szem elől.
  • A látható levelek keverednek, nem számít, hogy azokat már olvastuk-e vagy sem.
  • Nehezen átlátható, ez a nézet nem alkalmas arra, hogy a feladatainkat a levelezésből kezeljük.

Mi a megoldás?

A megoldás a Gmail beállításaiban rejtőzik. Válasszuk ezt az opciót:

Ennek a használatával a postaládánk két részre bomlik: felül lesznek az olvasatlan levelek (időrendben visszafelé), és alatta egy külön helyen a már olvasott levelek (időrendben visszafelé).

Miért jó ez?
Azért, mert így meg tudjuk őrizni a fókuszt, és átláthatjuk a levelezésünket. Innentől kezdve tudjuk arra használni a levelezésünket, hogy az olvasatlan levelek jelentik a “feladatainkat” (ez lehet konkrét feladat, vagy akár csak egy válaszadási kötelezettség is), és az olvasott leveleinkkel tulajdonképpen már nincs dolgunk.

Mit szoktam csinálni a beérkező leveleimmel?

  • Ha olyan, azonnal törlöm.
  • Ha olyan, azonnal megválaszolom.
  • Ha olyan, olvasás után visszateszem olvasatlan állapotba, hogy a postaládámban a felső részen maradjon. Így tudom azt, hogy csak azzal van dolgom, ami felül van, és nem kell keresnem a hagyományos nézeten (sokszor lapozgatva) azokat a leveleket, amelyekkel még teendőm van. Így biztosan nem lesz megválaszolva ez a levél, vagy nem lesz NEM elvégezve az a feladat, amit abban kértek.

Mi a hátránya ennek a módszernek?

Minden bejövő levelet meg kell nyitni, legalább azért, hogy a felső részből eltűnjön (mivel innentől kezdve alapértelmezetten már NEM olvasatlan).

A cikk folytatásában megismerkedünk a Gmail-es címkékkel!

 

Szólj hozzá!

A honlap cookie-kat használ. Részletek

A hatályos jogszabályok alapján kötelező tájékoztatni a látogatókat, hogy a weboldal ún. cookie-kat használ és tárol a számítógépén. Ha ezt nem szeretné, akkor a böngészője megfelelő beállításait használva tiltsa le a cookie-k tárolását, vagy zárja be a weboldalt. Mik azok a cookie-k? Hogyan tudja tiltani a tárolásukat? Hogyan kezelem a személyes adatokat? Mindenre választ ad a részletes adatvédelmi és cookie tájékoztatóm.

Bezárás