Gmail alapok 2. – A címkék kezelése

Miután múltkor megismerkedtünk a leghatékonyabb Gmail postaládatípussal, most jöjjön a következő időnyerő Gmail tipp.

A Gmailben lehetőség van ún. címkék létrehozására, majd ezek segítségével szűrők használatára. A címkék olyan, csoportosításra alkalmas kis jelölők, amelyekkel egyszerűen el tudjuk látni a beérkező leveleinket.

Mire jók a címkék?

Segít csoportosítani a leveleinket, pl.: témakör, project, feladó, teendő szerint.

Ha beérkezik egy levél, azt könnyedén “fel tudjuk címkézni”. A levél felett a címkék gombra kell kattintani, majd az új létrehozását kell választani. Majd meg kell adni a címke nevét, és a “Létrehozás” gombot megnyomni:

A következő hasonló levélnél már csak a címkékre kell kattintani, és kiválasztani, hogy mely címke alá soroljuk be a leveleinket. Ezt lehet automatizálni is, egy későbbi cikkben ennek a mikéntkét is meg fogom mutatni.

A címkéket meg tudjuk nézni a levelező bal oldalán, itt:

Ha egy címkére kattintunk, kilistázódik az összes levél, amely az adott címkével el van látva, így utólag is könnyen leválogathatjuk a leveleinket egy-egy címke szerint. Ha a címke melletti színre kattintunk, akkor a címkéket meg lehet színezni, így a fontosabb leveleket vizuálisan is el tudjuk különíteni a többitől a postaládában. Példa egy felcímkézett levélkupacra, ami jól szemlélteti, hogy a színes címkék mennyire elősegítik a levelek gyors áttekintését:

Miért jó ez?
Ha tudom azt, hogy pl. a bordók fontos levelek, akkor amikor ezek beérkeznek, egyből észreveszem, anélkül, hogy jobban szemügyre venném a beérkező leveleket: hiszen van előtte egy bordó címke.

Milyen címkéket érdemes létrehozni?

Teljesen attól függ, hogy mik a prioritásaink. Nálam a következőknek van címkéjük:

  • Könyvelőtől és az ügyfélkaputól érkező levelek.
  • Kiemelt ügyfelek.
  • Kiemelt, időszakos projectek, pl.: kampány, alvállalkozó keresés.
  • Magamnak küldött levelek (van ennek is értelme, talán egyszer erről is írok, hogy mire használom).
  • Függő árajánlatok.
  • Egy-egy konkurens kampányaira: ez azért jó, mert a kampány végén egyben lehet elemezni a kapott leveleket.
  • Hírlevélsorozatokra: vannak olyan hírlevélsorozatok, amelyek úgy érnek valamit, ha egyben át lehet nézni őket. Erre is tökéletes megoldás a címkézés.

A következő alkalommal:
Megmutatom hogyan lehet szűrőket létrehozni, és az hogyan fogja elvégezni helyettünk a levelek címkézését.

Cikkértesítő

Ha nem szeretne lemaradni az új cikkekről, akkor iratkozzon fel az értesítőre!

Szólj hozzá!

*

code

A honlap cookie-kat használ. Részletek

A hatályos jogszabályok alapján kötelező tájékoztatni a látogatókat, hogy a weboldal ún. cookie-kat használ és tárol a számítógépén. Ha ezt nem szeretné, akkor a böngészője megfelelő beállításait használva tiltsa le a cookie-k tárolását, vagy zárja be a weboldalt. Mik azok a cookie-k? Hogyan tudja tiltani a tárolásukat? Hogyan kezelem a személyes adatokat? Mindenre választ ad a részletes adatvédelmi és cookie tájékoztatóm.

Bezárás