A „NEVALASZOLJ”, avagy a noreply@… e-mail címekről

Biztosan belefutott már olyan automata elektronikus levélbe, amely a noreply@valami.hu vagy a nevalaszolj@valami.hu címek valamelyikéről érkezett. Erről lesz most szó.

A „noreply” jelentése

No reply, azaz: „nincs válasz”. Lényegét tekintve azért hozzák létre ezt az e-mail címet, hogy aki figyelmes (és tudja mit jelent a noreply), az ne válaszoljon az ilyen címről érkező levelekre. Mert ahogy a neve is mutatja, nem fognak rá válaszolni.

Mi a gond a „noreply” típusú e-mail címek használatával?

Véleményem szerint nem professzionális. Ennél azért több kellene egy szuper ügyfélélményhez. Mit sugall? Számomra ezt: „Ne írj vissza, mert úgysem válaszolunk rá és/vagy nem is érdekel a véleményed!” – És többnyire nem is olvassa senki a nevalaszolj@… kezdetű e-mail címre érkező leveleket. Feltéve, hogy létre van hozva, vagy van az adott szolgáltatónál catch all e-mail cím beállítva. De minimum egy automata válaszlevelet illik beállítani. Pl.: „ezt az e-mail fiókot nem olvassuk, írj ide válaszért: …..” – persze ez sem jó megoldás, mert fölösleges bosszúságot okozunk az ügyfeleknek, de jobb mint a semmi.

Kiváltható lenne. A legtöbb esetben rendelés visszaigazoláskor, vagy számlák kiküldésekor használják a nevalaszolj@ kezdetű e-mail címet a vállalkozások. Ha lenne pl. egy rendeles@, vagy szamlazas@, esetleg marketing@ kezdetű e-mail cím, amelyről érkeznének ezen levelek, akkor azokra lehetne válaszolni is (feltéve, hogy van aki ezeket olvassa, van pl. egy számlázási panaszokkal, kérdésekkel foglalkozó osztály). Hiszen nem írtak még olyan e-mailt, amely minden olvasónak 100%-osan egyértelmű lenne, és nem merülne fel senkiben további kérdés. A kommunikáció lehetőségének elvételével azt kockáztatják az érintett vállalkozások, hogy az ügyfél átpártol máshoz.

A GDPR alapján adatvédelmi bírság is kerekedhet a noreply@ kezdetű e-mail címek használatából: Ha az olvasó nem tud esetleg leiratkozni, vagy nem tudja az adataival kapcsolatos jogokat gyakorolni, azt nem fogja tolerálni az illetékes hatóság (nálunk: NAIH).

Meg sem érkeznek a címzetthez. A nagyobb levelezőrendszerek spamszűrőket használnak, amelyek pontosan tudják ezen levelek kapcsán azt, hogy nem lehet rájuk válaszolni. Adott esetben pont ez a tényező billentheti a „spam” megjelölés felé az „beérkezett levelek” mappa helyett. Azt meg nem mindenki ismeri/olvassa.

Mi a megoldás?

1. A fentebb is említett, „hagyományos” e-mail cím használata.
2. A válaszok olvasása és megválaszolása.
3. Megfelelő GY.I.K. oldal létrehozása, hogy az olvasók minél kisebb %-ának legyenek megválaszolandó kérdései.

Ne veszítsen el egy nehezen megszerzett ügyfelet a „nevalaszolj@” típusú e-mail címmel!