Milyen a jó „Időpontfoglalás” oldal? (példákkal)

Szolgáltatást nyújtó vállalkozások esetén létfontosságú, hogy az ügyfelek minél könnyebben tudjanak időpontot foglalni (és szükség esetén előre fizetni).

A cikk a „Milyen menüpontok kellenek egy weboldalra?” című cikk folytatása.

Biztos kell időpontfoglalás menüpont?

Talán triviálisnak tűnik a kérdés, de ezzel kell kezdeni. Persze jól néz ki, ha van, de valóban kell? A saját példámat tudom felhozni ellenpéldaként: nálam nincs időpontfoglalás menüpont. Aki kapcsolatba lép velem, azzal vagy telefonon, vagy e-mailben egyeztetek időpontot.

És nem azért hiányzik ez a menüpont nálam, mert nem tudnám létrehozni, hiszen ügyfelek weboldalaira számtalanszor integráltam már ilyen funkciót.

Akkor miért nincs ilyen menüpontom?
Egyszerűen enélkül is zökkenőmentes az időpontfoglalás. Heti 35-40 foglalt órával is remekül működött a rendszerem.

Pár „apróságot” azért meg kell említenem, miért működik ez a rendszer nálam:

• Van egy időpontlistám, amit az érdeklődő az előre megírt (majd testre szabott) válasz e-mailben megkap. Ez alapján a válaszában meg tudja írni, hogy melyik időpontot választja, majd visszaigazoláskor az időpontot törlöm a listámból. A fent írt 35-40 foglalás egy hétre extrém volt, ezért a legtöbb esetben statisztikailag kicsi az időpontütközés esélye. De ezt kezelendő, az időpontlista felett jelzem, hogy érdemes 2-3 időpontot választani. Olyan még nem volt, hogy aki így járt el, annál lett volna időpontütközés mással. Sok éves tapasztalat alapján írom ezt a pontot.
• Többnyire tökéletesen kezelem az időpontokat, és nem esik nehezemre a több felületről beeső időpontfoglalások szinkronizálása.
• Az időpontfoglalások egy része (amik weboldal készítés ajánlatkéréshez kötődnek) „mögött” a legtöbbször százezer forint feletti szolgáltatás lehetséges megrendelése áll. Ez azért fontos szempont, mert ha kizárólag 5-10 000 Ft-os szolgáltatásokból kellene órákat „eladnom”, és ezekhez időpontokat egyeztetni, akkor lehet, hogy nehezebb lenne követni ezzel a „manuális” módszerrel az időpontokat. Mivel magas értékű szolgáltatást adok el, ezért csak extrém esetben kell hetente 20-30 időpontot egyeztetnem.
• Az érdeklődőket telefonon és e-mailben is szűröm. Így csak azzal egyeztetek időpontot, akik ezen a szűrőn átmentek. Nem kell szigorú szűrésre gondolni, de azért a „radaromon” van pár dolog, amikkel a felesleges (pl.: mivel várhatóan nem tartaná a megbeszélt időpontot a másik fél) köröket előre elkerülöm.

Összefoglalva:
Ahol sima naptár + telefon + e-mail kombinációval kényelmesen megoldható az időpontok foglalása, ott nem érdemes külön rendszert bevezetni erre.

Kiknek javasolt időpontfoglaló rendszer a weboldalra?

Nincs megkötés. A lényeg, hogy valós indok legyen a bevezetésére. Többek között a következő célokra kötöttem már be weboldal készítés során időpontfoglaló rendszert:

• Szálláshelyek (egy és több szobás verzióban is).
• Lakókocsik részére parkolóhely bérlés (lakókocsis kempingnek).
• Szépségipari szolgáltatók.
• Szakértői vállalkozóknak konzultációs időpontok miatt.
• Stb.

Időpontfoglalás funkció kialakítása előtti kérdések

Egy időpontfoglaló rendszer bevezetése előtt minimum a következő kérdéseket meg kell válaszolni:

• Ki fogja kezelni az időpontfoglalásokat? Ki fogja szinkronizálni a különböző forrásokon (időpontfoglaló rendszer, e-mail, telefon, személyes találkozó, stb.) beeső foglalásokat? Az véleményem szerint nem jó megoldás, hogy a telefonon foglalni akaró személyeknek azt mondjuk, hogy menjenek fel a weboldalra a foglalás miatt, hiszen ha nem megy fel az illető, akkor nem fog foglalni. Ha nem foglal, akkor utánkövetjük? És akkor innen indul egy kérdés-spirál a tökéletes lezárás miatt. Szóval több pénz marad a zsebben hónap végén, ha minden csatornán fogadunk időpontfoglalásokat. Ha nincs ember az időpontok kezelelésére, akkor garantáltan káosz lesz a végeredmény!
• A foglalással egy időben lehessen fizetni (akár csak foglalót) is? Ha igen, milyen módon (utalás, bankkártya, stb.)? Fizetést is kell integrálni a rendszerbe?
• Egy vagy több személyhez kell időpontot foglalni?
• Egy időpontra egy hely foglalható, vagy több (pl.: csoportos edzéshez)?
• Az időpontok között mekkora szünetet kell hagynia a rendszernek?
• Milyen idősávokra lehessen foglalni? Fix, vagy változó? Órákat (pl.: masszázsnál), negyedórákat (pl.: rövid konzultácóknál), vagy csak napokat (éjszakákat – pl. szállásnál) lehessen foglalni?
• Csak egy fix helyen történik a foglalások teljesítése, vagy van kiszállás is a profilban? Mert a kiszállásos foglalásoknál az utazással elveszített idővel is számolni kell. És az előző/következő lehetséges foglalásnál ezeket figyelembe kell venni.
• Van minimum és maximum foglalási sáv? Pl.: 2 óra, 2 éjszaka, stb.
• Nem zavarja, ha a konkurensei nyomon tudják követni az időpontok fogyását?
• Jól meghatározható, hogy a hét/nap melyik részén dolgozik? Ez azért fontos kérdés, hogy mennyire lesz egyszerű konfigurálni/naprakészen tartani az elérhető időpontok listáját.

WordPress-es megoldások időpontfoglalás funkcióra

WordPress-re és WooCommerce webáruházra (ettől nem kell megijedni: sokszor csak a háttérben van, a fizetés miatt – és nem webshopnak néz ki a rendszer) is van több megoldás. Többek között:

• WooCommerce Bookings (ezt több helyen is használom)
• Easy Appointments
• WP Booking System (ezt nem használtam még, de sokan dícsérik, és Calendar szinkronizálás is van benne)
• Amelia
• Contact Form 7 űrlap (szűkös lehetőségekkel, de belépő szintnek jó)
• Booking Package
• Stb. a Booking + WordPress/WooCommerce kifejezésre keresve rengeteg jó megoldás van.

Időpontfoglaló szolgáltatások

Rengetegen építtettnek a weboldalukba külső, direkt időpontfoglalásra készített megoldást. Ezek közül a népszerűbbek:

• Salonic
• booked4.us
• Calendly
• minup
• Stb.

Ne feledje!

Az időpontfoglalás csak az első lépés. Gondolja végig, hogy utána mi fog történni? Hogyan várja a találkozót/konzultációt/vendéget? Mikor és hogyan fizetett? Milyen kérdései merülhetnek fel a leendő ügyfélnek? Ezeket ha átgondolta, akkor a foglalásra szolgáló oldalon tüntesse fel pl. gyakori kérdések formájában, hiszen az ügyfeleknek érdemes az egész folyamatot átláthatóvá tenni. Nagyon konverzió/kevesebb ügyfélszolgálati munka az eredménye.