Hogyan ne foglaljanak e-mail tárterületet a fájlmellékletek?

Aki használ e-mailt – főleg, ha sok e-mailt küld és fogad – az találkozott már azzal a problémával, hogy a küldött mellékletek nagyon gyorsan meg tudják enni a tárterületet. Ez több okból is probléma, ezért mutatok megoldást ennek a kezelésére.

A tárterületi végesség

Ha sok olyan levelünk van, amely mellékletet tartalmaz, de azokra később szükség lehet, így nem törölhetőek, az a rendelkezésre álló e-mail tárhelykapacitást csökkenti. Ez lehet, hogy pl. szerveroldali (pl.: 2 GB), vagy éppen szoftveroldali, mint. pl. a Gmail esetében (15 GB).

Fájlok megosztása Google Drive-on keresztül

Első lépésben a https://drive.google.com/drive/my-drive linket kell megnyitni, majd be kell jelentkezni a Google fiókja adataival. A fájlok feltöltéséről és megosztásáról pedig csináltam egy kevesebb mint 2 perces videót:

A kimásolt linket küldje el nekem, és onnan letöltök minden fájlt amit a weboldal készítés során fel fogunk használni.

Képeken pedig:

Ha a Google Drive-ban létrehoz egy mappát, és azt megosztja, ennél egyszerűbb helyspórolási lehetőség talán nincs is:

A kiválasztott mappán jobb egérgomb => Megosztás => Megosztás. A felugró ablakban meg kell adni annak az e-mail címét, akivel a mappát megosztaná. Vagy a linket is tudja másolni, az még jobb megoldás, mert akkor akinek (ha a weboldal készítés miatt olvassa ezt a cikket, akkor nekem) elküldi a linket, az egyből eléri.

Megosztás Dropbox fiókból

A Dropbox is egy népszerű szolgáltatás a fájlok online tárolására. Egy gyors regisztrációval máris tudja online tárolni az fájljait.

A kiválasztott mappa fölé kell vinni az egeret, és a „Copy link” funkcióval ki lehet másolni a könyvtár megosztási linkjét.

Fájlküldő oldalak e-mail mellékletek helyett

Ezt a végességet lehet “kitolni”, ha online fájlküldőkön keresztül küldünk mellékleteket a levelezőpartnerünknek. És ez nem csak a több GB méretű mellékletek esetén hasznos, hanem kisebb fájloknál is. Ilyen fájlküldők pl.:

• TransferNow
• WeTransfer.com (megerősítő kód megy küldés előtt a feladó e-mail címére)
• FileMail

Hogyan kell használni a fájlküldő oldalakat?

Megmutatom a fenti 3 oldal használatát egy rövid videón:

A videó tartalomjegyzéke:

0:00 – Miért jó?
0:42 – toldacuccot.hu (megszűnt, át kell ugorni a videóban)
1:37 – egy apró tipp
2:00 – filemail.com
3:05 – WeTransfer.com (ezt javaslom)
3:29 – visszaigazoló levelek és letöltés

E-mailek archiválása

Plusz egy tipp, e-mailes tárterület felszabadítására: Én a levelezésre saját domainből képzett e-mail címet (info@szucsadam.hu) használok, de a Gmail felületét használom. Itt nekem 17 GB a limitem. Nem elírás, a Google egy korábbi akciója révén tudtam véglegesen növelni. Persze ez nem csak levelezésre van használva, hanem ebből “van kiszolgálva” a Google Drive-ba feltöltött fájlok összmérete is.

A megoldás: Azt csinálom, hogy csinálok egy pontosan DVD méretű titkosított fájlt (azért ekkorát, hogy kiírható legyen DVD-re), és ebbe egy hordozható külső levelezőszoftvert (Mozilla Thunderbird, Portable Edition) másolok. Ebbe készítek rendszeresen másolatot az e-mail címemre érkező levelekből, amelyeket ilyen 4,35 GB-os tárolókon tárolok (több mint 150 000 e-mailem van így elmentve titkosítva, több DVD-re).