Munkaidő-nyilvántartás készítése, vezetése egyszerűen

A helyes időgazdálkodás számomra kiemelkedő fontosságú, hiszen csak úgy tudok minden megbízásnak időben eleget tenni, hogyha szervezetten, előre kiszámíthatóan be tudom osztani az időmet. Ennek fontos része a pontos időmérés. Talán egyértelműnek tűnik ez a kijelentés, de azért nézzünk egy kicsit a dolog mögé.

Miért jó a munkaidő nyomon követése?

Mielőbb belevágunk, először érdemes arról beszélni, hogy miért jó egyáltalán az, ha mérem a munkaidőmet? A teljesség igénye nélkül pár előnye a dolognak:

• Az ügyfelek felé lehet riportokat készíteni. Mikor, és mennyi időt töltött a megbízás teljesítésével?
• Segíti a számlázást: órabéres megbízás esetén könnyű a munkaidő-nyilvántartás alapján kiszámolni a leendő bevételt, vagy előre fizetés esetén ugyanilyen könnyű elszámolni a kifizetett összeggel.
• Tudja, hogy mi mennyi időt visz el a munkával [amikor vállalkozásával foglalkozik] töltött időből. Én munkának mondom a cikkírást is, illetve a könyveléssel foglalkozást, de még azt is, hogyha pl. CIB Bank-ba [külön utazás + ügyintézés tétel!] kell mennem ügyet intézni. Az én értelmezésemben minden olyan perc, amelyet olyan feladattal töltök, amely nem lenne, ha nem lenne vállalkozásom, az munka. MINDEN. SZÓ SZERINT! De a mért tevékenységek köre mindig egyéni megítélés kérdése.
• Egy jól használt munkaidő-nyilvántartás segít kitalálni azt az összeget, ami alatt NEM SZABAD munkát vállalni. A „Mennyit kérjen a munkájáért egy kezdő vállalkozó?” című cikkemben írtam arról, hogyan kell kiszámolni azt az összeget, ami alatt nem éri meg vállalkozást fenntartani. Hogyan jön ez ide? Úgy, hogyha van egy részletes időnyilvántartás, akkor abból pontosan látható, hogy a munkával töltött idő hány százaléka tényleges ügyfélmunka, amiből közvetlen bevétel van. Ezekből a számokból, és a linkelt cikk alapján végzett számításokból kitalálható, hogy milyen órabér FELETT lehet profitábilisan működtetni a vállalkozásunkat. Más szóval: a szükséges bevétel megszerzéséért maximum mennyi órát tudunk dolgozni? Ha ezt tudjuk, akkor előbbi elosztva az utóbbival ki is jön a „fedezeti pont”.
• Érdekes statisztikákat is ki lehet olvasni az időnyilvántartásból. Pl. olyanokat, hogy az utolsó 6 évben mennyit foglalkozott (én megtettem az összesítést) a weboldalával.
• Lehet mérni megtérülést. Például azt, hogy egy számlázóprogramra való áttérés mennyi idő megtakarítást hoz egy éven belül?
• Egy-egy munkát vagy projectet külön mérve választ lehet adni a „megérte-e?” kérdésre. Ha a válasz nem: árat kell emelni.
• A következő hét megtervezésénél is hasznos lehet, ha vannak visszatérő feladatok. A múltbéli adatok alapján lehet következtetni egy-egy ismétlődő feladat várható hosszára.

Hogyan mérjük jól a munkaidőt?

Mielőbb megmutatom a saját módszeremet, leszögezem: az általam leírtak az én szokásaimra lettek tökéletesítve. Minden egyén és munka más és más, ezért egy-egy embernek más megoldás válhat be. Érdemes kipróbálni több módszert, és a legtesthezállóbb használata mellett dönteni. A jó hír, hogy NEM kell drága szoftvert venni, hogy a munkaidő mérve legyen!

• Én korábban egy sima jegyzettömb (majd NotePad++ fájlt) fájlt használtam olyan módon, hogy amikor feladattípust váltottam, akkor az aktuális percet beírtam a jegyzettömbbe, majd amikor azzal végeztem, a végső időpontot is beírtam. Majd este összesítettem a napot, és ezt vezettem át egy Excelbe. Ennek a módszernek a hátránya, hogyha – jó számoló lévén – minimálisan is, de benne van a hibázási lehetőség. Előnye, hogy pofonegyszerű.
• A következő lépés – kb. 2018. október vége óta – egy időmérő .ods [olyan, mint az xls, vagy xlsx, csak az Office csomag ingyenes alternatívájának, a LibreOffice csomagnak a táblázatkezelő formátuma ez] kiterjesztésű fájl használata. Office 365 is megnyitja, nem kell hozzá LibreCalc. Ez automatizáltan méri az időt, másodperc pontossággal, és automatikus összesítéssel, illetve akár napi szintű statisztika készítésére is alkalmas. Mellesleg az egyes ügyfelek „egyenlegét” is külön, és automatikusan tudja kezelni. Mutatni fogok lejjebb egy rövid videót a működéséről.
• Időmérő szoftverek: vannak ilyenek is. Mivel ilyen nem használok, ezért sajnos nem tudok nyilatkozni az előnyeikről, és hátrányaikról. De abban biztos vagyok, hogy nem olyan összetettségű a munkám, hogy szükségem lenne ilyenre, amellyel annyi időt spórolnék a mostani rendszeremhez képest, amely miatt megérné váltani.
• Nem számítógép előtt dolgozik? A fenti megoldások akkor működőképesek, ha nem számítógép előtt dolgozik. Okostelefonokra már remek appok vannak, amelyekben fel lehet venni projecteket, ügyfeleket, feladattípusokat, és szuperül végzi a dolgát, szintén rengeteg statisztikai lehetőséggel. Érdemes az appok között a „timesheet” kifejezésre keresni, és választani a egy megfelelőt.

Milyen munkaidő-nyilvántartó szoftvert használok?

Ahogy feljebb is írtam, egy sima táblázat fájlt (kicsi módosítással) használok a célra. Persze kiegészítem a korábban már bemutatott Wunderlist szoftverrel, amellyel nem a munkaidőt, hanem az azt kitöltő feladatokat követem nyomon. Feladattípus, és ügyfelek szerint mérem az időt. Egy minta a fájlból:

Mutatom videón az én munkaidő-nyilvántartó táblázatom működését:

Letöltés – kipróbálná?

• Teljesen ingyen le tudja tölteni, ide kattintva! A makrók futtatását engedélyezni kell a működéshez! Office 365 alatt is működik!
• Van egy másik megoldás, ami kifejezetten Excelre készült. Ezt Tulner Roland Excel/VBA szakértő csinálta az XLMotyo-tól, és engedélyezte, hogy megosszam itt a fájlt (aminek egy korábbi verziója volt az én táblázatomhoz, és az ilyen formában történő időmérésre való átállásom ötletadója és alapja). Ide kattintva lehet letölteni a fájlt. Ebben a fájlban elég duplán kattintani a cellára az A vagy B oszlopban ha üres a cella. Ha pedig már van adat a cellában és felül akarjuk írni: dupla kattintás a cellán, majd az „Igen” gombra kattintunk vagy Enter billentyűt nyomunk. Továbbá az idő mellett a dátumot is kiírja.

Ajánlott cikkek:

Mappák és fájlok tömörítése zip fájlba, egyszerűen Egyszerű színátmenet készítése CSS segítségével Ügyféltérkép készítése és weboldalba ágyazása Körvonal (outline) készítése portré köré, Photoshop nélkül WooCommerce extra termékopciók egyszerűen WordPress tartalmak típusainak váltása egyszerűen Saját WordPress telepítő készítése Képkicsinyítés egyszerűen – archív cikk