Online számlázóprogram, vagy számlatömb?

Az alábbi cikkben bemutatom az „utamat” az online számlázóprogramig, és megmutatom: közel 1 év alatt mennyi pénzt és időt nyertem azzal, hogy erre cseréltem a számlatömbömet.

Szeretek számlázni!

2016 végéig számlatömböt használtam a beérkező megrendelések munkadíjának számlázására. Több ügyfelem kérdezte az évek során, hogy miért? Miért nem térek át egy számlázóprogram használatára? Mindig mondtam: „Szeretek számlákat írni, ez legyen a legnagyobb problémám, hogy egész nap számlákat kell körmölnöm!”

Mi vitt az online számlázóprogram felé?

Az online számlázóprogramok, és az e-számla térnyerése nem lehet észrevétlen akkor sem, ha én nem használom ezeket. Több partneremtől is ilyen módon kaptam számlát. Tetszett, hogy designos, szép, jól olvasható (nem úgy, mint a macskakaparás kézírásom). Aztán elkezdtem utánaolvasni a dolognak, és racionális ember lévén kénytelen voltam bevallani magamnak, hogy jelentős időt és pénzt nyerhetek a kiállított számlamennyiségemet tekintve, ha nem használok többé számlatömböt.

Persze voltak kérdéseim!

Alapos, precíz ember vagyok, szeretek a dolgoknak utánajárni. Pl. az alábbi kérdések kavarogtak bennem, amelyeket végül maradéktalanul sikerült megválaszolnom:

• Mi a különbség a számla és az e-számla (elektronikus számla) között?
  • Leegyszerűsítve: Az e-számla csak elektronikus formában, a megfelelő követelmények teljesülése esetén hiteles. Nyomtatva nem hiteles.
• Hogyan kell tárolni az e-számlát? Hogyan tudja a fogadó fél könyvelni?
  • A tárolásról az online számlázóprogram gondoskodik.
• Tudok kiállítani hagyományos számlát is a programmal? Hogyan kell tárolni a számlázóprogrammal kiállított papírszámlát?
  • Igen. Erre is van szolgáltatása az online számlázóprogramot üzemeltető cégnek.
• Mennyibe kerül? Mennyibe kerül egy db számla?
  • Lásd lentebb, ezt még kifejtem bővebben.
• Milyen törvényi előírásoknak kell megfelelni az e-számlákkal kapcsolatban?
  • Az Áfatv. megfelelő pontjai, illetve a NAV idevágó közleményéből minden ilyesfajta kérdésre választ kaptam.
• A könyvelőmnek megfelel az e-számla? Tud vele dolgozni?
  • Ma már banálisnak tűnik a kérdés. Természetesen igen.
• Hogyan tudok átállni az online számlázóprogram használatára?
  • Regisztrálni kell a megfelelő szolgáltatónál. Majd a NAV felé be kell jelenteni a program használatát. És máris lehet használni. Plusz feladat: az szerződési feltételek megfelelő részén, a törvényeknek megfelelően jelezni kell az e-számla használatát.

Mennyit nyertem a váltással?

Számoljunk.

Milyen költségeim lennének idén a hagyományos számlával?

• Utoljára 750 Ft/számlatömb (50 számla) áron vettem számlatömböt.
• Boríték: 600 Ft/100 db.
• Postaköltség: 120 Ft/levél (hagyományos levél – soha nem küldtem ajánlva/tértivel számlát, és szerencsére csak pár alkalommal keveredett el).
• Időráfordítás: Számla megírása, boríték megcímzése (~5 perc), plusz hetente 1x postaláda felkeresése (8 perc/alkalom).

Az egyszerűség kedvéért számoljunk 250 db számla/évvel. A fentiek alapján papírszámlával az alábbi ráfordítással tudom teljesíteni a számlázási kötelezettségemet éves szinten:

• 5*750 Ft – 5 db számlatömb.
• 600*2,5*0,95 Ft – 2,5 csomag 100 db-os boríték. (az ügyfelek kb. 5%-a kp-ban fizet, nekik nem kell boríték)
• 250*120*0,95 Ft (az ügyfelek kb. 5%-a kp-ban fizet) postaköltség.
• 250*5 perc számlaírás + 52*8 perc, heti egyszeri „postaládázás”. Mindig van itthon bélyeg, ezért nem kell hetente postára menni.

Összesítve, éves szinten, számlatömbbel: 33 675 Ft költség és 27,77 óra időráfordítás. (és akkor még a sztornó/rontott számlákat nem számoltam.)

Milyen költségeim vannak az e-számlával?

(ÁFÁ-val növelt árak, én alanyi mentes vagyok, ezért nekem mindegy mennyi a nettó, a fizetendő végösszeg számít)

• 16 383 Ft – éves díj.
• 2 413 Ft – papír számlák archiválásának EGYSZERI díja. Van aki nem fogad be e-számlát, ezért van erre szükség.
• 7,62 Ft – egy db e-számla kiállítási díja, illetve a papírszámlák archiválásának egyszeri, naponta fizetendő díja.
• Időráfordítás: Szerintem átlagosan 3 perc alatt megvagyok a számla kiállításával és az ügyfél részére e-mailben történő továbbítással. Nincs hóban, sárban, esőben postára menés és/vagy postaládához járás.

Összesítve, éves szinten, online számlázóprogrammal, évi 250 számlánál, itt sem számolva a rontott/sztornó számlákkal: 20 701 Ft költség és 12,5 óra időráfordítás. Ehhez hozzátenném, hogy a 2. évtől már nem kell a 2 413 Ft-os, fent részletezett, egyszeri költséggel kalkulálni.

Megéri online számlázóprogramot használni?

• Egyértelműen igen! Nekem az első évben 12 974 Ft megtakarítást hozott, de ami számomra lényegesebb: a számlázáson éves szinten nyertem 15,27 órát. Frissítés, 2018. április 18.: Eszembe jutott, hogy a kimenő számlákat scanneltem is, így kb. 40 mp/számla idővel számítva további 2,77 órát nyertem.
• Egy számla pénzbeli „önköltsége” 135 Ft-ról 83 Ft-ra, időben pedig 6,66 percről 3 percre csökkent! 

Bánom már, hogy nem álltam át évekkel ezelőtt az online számlázóprogram használatára! Eddig is nagyon szerettem számlázni, de most már az „imádok” a megfelelő szó erre a tevékenységre. 🙂

Milyen számlázóprogramot használok?

A számlázz.hu e-számla szolgáltatását használom és ajánlom jó szívvel! Erre a linkre kattintva tud regisztrálni egy fiókot magának!

További előnyök, ömlesztve, fontossági sorrend NÉLKÜL:

• A fentieken túl a könyveléssel is kevesebb a dolgom.
• Könnyebben tudom párosítani a bejövő utalásokat a számlákkal.
• A KATA-s egyéni vállalkozóként kötelező bevételi nyilvántartásom is sokkal könnyebben összeállító mint a számlatömbös korszakomban.
• A számlázz.hu a fizetési határidő lejárta után automatikusan, előre beállított levelek alapján megkezdi a követeléskezelést is!
• Importálható/exportálható a partnerek listája.
• Tud szolgáltatásokat/termékeket kezelni, így nem kell minden alkalommal bepötyögni pl. azt, hogy „Egyéb, máshová nem sorolt számítástechnikai szakértés/tanácsadás”.
• Pár kattintásos sztornózás funkció.
• Különféle statisztikák készítése, vagy készítésének megkönnyítése.
• Gyorsan és hatékonyan reagáló ügyfélszolgálat.

A számlázz.hu e-számla szolgáltatását használom és ajánlom jó szívvel! Erre a linkre kattintva tud regisztrálni egy fiókot magának!