Kintlévőségek kezelése, minimalizálása

Aki vállalkozást vezet, szakmától és ügyfélkörtől függetlenül belefut néha egy-egy nem fizető ügyfélbe. Ez nem csak bosszúságot okozhat, hanem adott esetben egy egész vállalkozást romba is dönthet, ami magával rántja az alkalmazottak, cégvezetők családját is.

Tisztában vagyok vele, hogy az alábbi cikkben lévő megoldás nem minden vállalkozásnál/vállalkozással szemben alkalmazható, ezért körültekintően kell eljárni, ha szeretné bevezetni! Főleg azoknak szolgálhatok útmutatóul, akik szolgáltatásból élnek, nem termékeladásból, de utóbbiak számára is tartogat a cikk hasznos tanácsokat.

Egyik alapelvem, hogy ne csak a munka elvégzése legyen sürgős és mindenek felett álló követelmény, hanem a másik oldalról a munka ellenértékének rendezése is. Csak így lehet win-win, és hosszútávú együttműködést építeni.

Szerződés? Legyen!

• Fontos! Ha egy szolgáltatásról nincs papír, vagy elektronikus alapú szerződés, akkor a későbbi nézeteltérés megoldása nehézkes lehet. Egy tartozás pedig akár behajthatatlanná is válhat emiatt.
• Kérjen min. 30-50% előleget. Aki kifizeti a szolgáltatás 30-50%-át, ki fogja fizetni a maradék 50-70%-át a munka befejezésekor.
• A szerződésben legyen kitétel arra az esetre, ha valaki nem fizet időben. Egyáltalán: mi a pontos fizetési határidő? Milyen negatív jogkövetkezménye van annak, ha valaki késedelembe esik?
• Extra tipp: Régen a Ptk.-ban, 2016. márciusa óta pedig külön törvényben rendelkeznek az ún. behajtási költségátalányról, amely a jogosult felet minden további feltétel teljesülése (na jó, egyetlen feltétele mégis van, mégpedig, hogy az igényét jelezze a kötelezett felé) nélkül megilleti, ha a másik fél nem fizet időben. A nyúlfarknyi törvény itt olvasható el: 2016. évi IX. törvény a behajtási költségátalányról – Érdemes hivatkozni erre a törvényre a szerződésekben. Ennek összege 40 EUR, amelyet – erre való hivatkozás esetén – nem szeretnek kifizetni a vállalkozások, ezért nagyobb eséllyel fizetnek időben. Természetesen ezen felül késedelmi kamatot is meg lehet határozni egy szerződésben, illetve akár a megkezdett szolgáltatás felfüggesztését, korlátozását, visszavonását is ki lehet kötni jogkövetkezményként.

A megoldás: munkavégzés (részben) előre fizetéssel

Ha munkájáért vagy termékéért részben (min. 30-50%), vagy egészben a munkavégzés előtt kéri annak ellenértékét, az alábbi előnyökkel fog találkozni:

• Csökkenni fog a kintlévőség mennyisége.
• Az ügyfél elköteleződik. Nem fog tovább keresgélni, és esetleg mégis mással megegyezni. Ha természeténél fogva hajlamos késedelembe esésre, de tisztában van vele, hogy önnél nem érdemes késni a fizetéssel, akkor könnyebben rávehető, hogy időben fizessen.
• A komolytalan, időrabló ügyfelek kiesnek az előre fizetés rostáján. Ők azok, akiket úgysem szeretne ügyfélnek, így ezzel tulajdonképpen még időt is spórol magának.
• Extra tipp: ha nem visszavonható szolgáltatást nyújt, teljes egészében kérje előre a szolgáltatás díját. Én pl. csak úgy tartok Skype-os konzultációt, ha a munkadíj 100%-ban előre rendezve van. Így utólag nem kell követnem és kergetnem a néhány ezer forintos tételeket.
• Az előző pontból kifolyólag nem kell kintlévőség kezelésével járó jogi procedúrával (és ezek utánkövetésével) foglalkoznia, így több ideje marad a produktív munkavégzésre.
• Az előzőekből kifolyólag (én így csinálom) tervezhetőbb egy-egy napom. Mindig pontosan látom, hogy mennyi projectem fut, és az adott napra/hétre mennyi munka van részben, vagy egészben kifizetve. Csak olyannal töltöm az időmet, amiért részben vagy egészben fizettek, így nem fordulhat elő az hetekig dolgozok valamin, amit a végén valamilyen mondvacsinált okkal nem fizetnek ki. Rosszabb esetben ettől függetlenül felhasználják, sajnos több grafikustól hallottam már ilyet: logót terveztettek velük, megcsinálták, a megrendelő mégsem kérte, majd „ellopta” az ötletet, és más grafikussal megcsináltatta olcsóbban.
• Tervezhetőbbé válik egy-egy hónap a munka/szabadidő tekintetében is, de egy-egy év árbevétele is: az előleg (30-50%) miatt jó eséllyel ki fogja fizetni az ügyfél a fennmaradó összeget, mert nem szeretné elbukni a befektetését. Természetesen a szolgáltatást is korrekten, és határidőre el kell ezért cserébe végezni!

Az előre fizetés hátrányai:

• Anyagiasnak tűnhet/mondhatják. Még nem is csinált semmit, és máris pénzt kér? Igen! Ha valaki elnyerte a bizalmat (pl.: referenciákkal), és szeretnék megbízni, ő is joggal várhatja, hogy a Megbízó is elnyerje a bizalmát egy kis előleg fizetésével! Ön egyetért azzal, hogy aki a korrekt munkáért korrekt fizetést és fizetési határidőt szeretne, az anyagias? Ugye, hogy nem?
• Előfordulhat, hogy valaki emiatt nem lesz ügyfele. Tapasztalatból mondom, hogy nem jellemző. Erről azt gondolom, hogy csak azt lehet komoly és megbízható megrendelőnek tartani, aki hajlandó minimum előleget fizetni a megrendelt szolgáltatásért cserébe. Itt meg kell jegyeznem még valamit: ha nem tud bizalmat építeni személyesen, online, vagy telefonon, akkor nehezebb elfogadtatni egy 30-50%-os előleget. Főleg, ha az iparágában ez nem megszokott. De mindenki saját maga hozza a vállalkozásában a szabályokat, ezért megteheti, hogy bevezeti az előre fizetést. Érdemes utánaolvasni, hogyan nyerjük el valaki bizalmát, és ebből kifolyólag hogyan fogadtassuk el vele a feltételeinket.
• Nem visszavonható szolgáltatás esetén lassabb lehet az ügymenet. A fent említett Skype konzultációs példámnál maradva: talán olykor rugalmatlannak tűnik, hogy előbb fizetni kell, majd utána tartjuk meg a konzultációt, de azt gondolom, hogy ezt a hátrány ellensúlyozza a bankok közötti 1-1,5 órás átutalási idő, azaz már nem éri ténylegesen hátrány emiatt az ügyfeleket, hiszen amúgy sem lenne szabad kapacitásom egy megkeresést követő 1-2 órán belül.
• Nem minden szakmában lehet bevezetni és elfogadtatni.

Mit tegyen, ha nem fizet időben egy ügyfél? Kintlévőségek kezelése

• A fizetési határidőt követő 1. munkanap reggelén hívja fel a késedelembe esett felet, és kérdezzen rá a késedelem okára, illetve arra, hogy mikor fogja rendezni a tartozását. Mérje fel, hogy miért nem fizet: nincs pénze? Nem akar? Nem elégedett? A választól függően kezelje a helyzetet! Miért az 1. munkanapon? Az esedékességtől távolodva egyre nehezebb egy-egy kintlévőséget behajtani!
• A telefonhívással párhuzamosan menjen egy udvarias e-mail is, „telefonbeszélgetésünkre hivatkozva írásban is megerősítem…” kezdettel. Telefonon és írásban is említse meg a szerződésben lévő negatív jogkövetkezményeket, amelyektől hajlandó eltekinteni, ha néhány napon belül rendezve lesz az adósság.
• Extra tipp: ha lehetősége van rá, ismertesse el – és ezt dokumentálja – az adóssal a tartozás tényét, nehogy később vitassa, és később önre háruljon a bizonyítás terhe.
• Ha a fentiek után 1-3 munkanapon belül nem rendezi az adós fél a tartozását, azonnal korlátozza/törölje/függessze fel a szolgáltatást.
• Ez után meg lehet próbálkozni ajánlott levélben történő fizetési felszólítással.
• Majd jöhet a közjegyzői fizetési meghagyás. Ha nem él ellenvetéssel az adós, akkor 14 nap múlva behajthatóvá válik. Ha ellenvetéssel él, azonnal perré alakul (perköltséget fizetni kell, majd visszakövetelhető). Ezen a ponton érdemes ügyvédet is bevonni a folyamatba, aki részletesen el fog mondani minden tudnivalót. A fizetési meghagyáshoz ki kell tölteni egy dokumentumot, amit a MOKK oldaláról le lehet tölteni. 2019-ben 3%, de min. 8 000 Ft (plusz akár végrehajtói kézbesítést is lehet kérni) a díja az eljárás megindításának.
• Felszámolási eljárást és/vagy pert lehet indítani a késedelembe esett féllel szemben. És/vagy: ki lehet adni a tartozást egy követeléskezelő cégnek.

Konklúzió

Úgy gondolom, hogy az előre fizetésből fakadó minimális hátrányoknak minden vállalkozás számára elfogadhatónak kell lennie a belőle származó előnyök miatt.