A Gmailben lehetőség van ún. címkék létrehozására, majd ezek segítségével szűrők használatára. A címkék olyan, csoportosításra alkalmas kis jelölők, amelyekkel egyszerűen el tudjuk látni a beérkező leveleinket.
A Gmail alapok sorozat összes cikke:
- Gmail alapok 1. – A leghatékonyabb postaládatípus
- Gmail alapok 2. – A címkék kezelése
- Gmail alapok 3. – Szűrők létrehozása
- Gmail alapok 4. – Sablonok használata
Mire jók a címkék?
Segít csoportosítani a leveleinket, pl.: témakör, project, feladó, teendő szerint.
Ha beérkezik egy levél, azt könnyedén „fel tudjuk címkézni”. A levél felett a címkék gombra kell kattintani, majd az új létrehozását kell választani. Majd meg kell adni a címke nevét, és a „Létrehozás” gombot megnyomni:
A következő hasonló levélnél már csak a címkékre kell kattintani, és kiválasztani, hogy mely címke alá soroljuk be a leveleinket. Ezt lehet automatizálni is, egy későbbi cikkben ennek a mikéntkét is meg fogom mutatni.
A címkéket meg tudjuk nézni a levelező bal oldalán, itt:
Ha egy címkére kattintunk, kilistázódik az összes levél, amely az adott címkével el van látva, így utólag is könnyen leválogathatjuk a leveleinket egy-egy címke szerint. Ha a címke melletti színre kattintunk, akkor a címkéket meg lehet színezni, így a fontosabb leveleket vizuálisan is el tudjuk különíteni a többitől a postaládában. Példa egy felcímkézett levélkupacra, ami jól szemlélteti, hogy a színes címkék mennyire elősegítik a levelek gyors áttekintését:
Miért jó ez?
Ha tudom azt, hogy pl. a bordók fontos levelek, akkor amikor ezek beérkeznek, egyből észreveszem, anélkül, hogy jobban szemügyre venném a beérkező leveleket: hiszen van előtte egy bordó címke.
Milyen címkéket érdemes létrehozni?
Teljesen attól függ, hogy mik a prioritásaink. Nálam a következőknek van címkéjük:
- Könyvelőtől és az ügyfélkaputól érkező leveleknek egy külön címke.
- Kiemelt ügyfeleknek is érdemes címkét létrehozni. Én úgy csinálom, hogy az ő színviláguknak megfelelő háttérszínű címkét adok nekik, így ránézésre látom, kitől jött levél.
- Kiemelt, időszakos projectek, pl.: kampány, alvállalkozó keresés.
- Magamnak küldött levelek (van ennek is értelme, talán egyszer erről is írok, hogy mire használom).
- Hétvége címke: ennek az a jelentősége, hogy könyvjelzőből megnyitva egy szűrőt lehet csinálni olyan levelekből, amiket munkaidőn kívül ellenőriz az ember. Ezzel kizárható az, hogy véletlenül hétvégén lássak meg munkaügyben érkzett e-mailt.
- Függő árajánlatok.
- Egy-egy konkurens kampányaira: ez azért jó, mert a kampány végén egyben lehet elemezni a kapott leveleket.
- Hírlevélsorozatokra: vannak olyan hírlevélsorozatok, amelyek úgy érnek valamit, ha egyben át lehet nézni őket. Erre is tökéletes megoldás a címkézés.
- „Követem” címke: Amikor valamit ígér valaki, vagy valakitől várok választ, azokat követni szoktam. Ezek egy része úgy valósul meg, hogy kapnak egy címkét manuálisan küldés/érkezés után. És az adott címkébe tartozó leveleket időről időre ellenőrizni szoktam.
- „Ne töröld” címke: Ezt egy nagyon rikító színnel érdemes létrehozni. A létjogosultsága abban rejlik, hogyha törlök tömegesen e-maileket, akkor szemmel látható, hogy van-e „ne töröld” címkéjű levelek közöttük.
A következő alkalommal:
Megmutatom hogyan lehet szűrőket létrehozni, és az hogyan fogja elvégezni helyettünk a levelek címkézését.
