Mindenre válaszol egy-egy e-mailben? Így nem marad le semmi!

Gyakran tapasztalom egy szolgáltatóval vagy ügyféllel történő e-mailezés során, hogyha egy hosszú levelet írok, akkor annak nem minden részére kapok választ.

Feledékenység, vagy nemtörődömség állhat a jelenség hátterében?

Ha NEM feledékenység a pontatlan válaszok oka:

Ha egy szolgáltató nem hajlandó minden kérdésre válaszolni, úgy gondolom lehet helyette másikat találni. Ezen nincs mit ragozni. Ha engem, mint ügyfelet meg akarnak tartani, elvárom, hogy a kérdéseimre választ kapjak.

Ha egy ügyfelem nem válaszol minden  kérdésemre, akkor már bonyolultabb a kérdés. Én azt vallom, hogy még mindig jobb szólni neki, hogy lemaradt egy-egy válasz, mintsem, hogy emiatt álljon az a munkafolyamat, amelyhez ez a válasz kellene. Ráadásul, ha szólok neki, hogy erre és erre nem válaszolt, úgy a későbbiekben nem mondhatja, hogy nem szóltam neki (holott de, hiszen az elküldött kérdés is azt jelzi, hogy valami nem egyértelmű), hogy valami hiányzik, mi az, hogy áll a munka?

Ha feledékenység az oka a hiányos válaszoknak:

Ezen a legkönnyebb segíteni.

Én a következő technikát alkalmazom amikor egy-egy hosszú e-mailre válaszolok. Igaz nem azért, mert rossz a memóriám, hanem mert precíz ember vagyok, és biztosan nem akarok kihagyni semmi fontosat a válaszomból.

Az e-mailben található feladatokat, kéréseket, kérdéseket általában azok megírásának sorrendjében dolgozom fel. De a válasz e-mailt nem az összes feldolgozása után kezdem el írni, hanem már a feladatok megkezdése előtt. Ha valamelyiknél kérdés merülne fel, azt jelzem a válasz e-mailben, ha pedig egyértelmű volt, annak a feladatnak a teljesítését jelzem az ügyfél felé.

Így, lépésről-lépésre haladva garantált, hogy nem marad ki egyetlen feladat sem, illetve biztosan minden kérdésre válaszolok. Tehát ahogy haladok a kapott e-mail feldolgozásával, azzal párhuzamosan megírom a válasz e-mailt is. Azaz amire mindent megcsinálok, addigra készen lesz a válasz e-mail is.

Előfordulhat, hogy a feladatok optimális elvégzése nem lehetséges a kapott e-mailben leírt sorrend szerint. Ekkor sincs gond. Csupán annyiban tér el a módszer a fent leírtaktól, hogy a bejövő e-mailt átmásolom egy szöveges dokumentumba, és ott kezdem el mellette megírni a válasz e-mailt. Ahogy a bejövő e-mail egy-egy részletén túljutottam, úgy azt a részletet azonnal törlöm a szöveges fájlból. Ezt addig folytatom, amíg csak a válasz e-mail marad a fájlban.

Ekkor ezt egy egyszerű másolás/beillesztés funkcióval átteszem a levelező rendszerbe, és már mehet is az ügyfélnek!