A személyes találkozó nem hatékony online munkáknál!

Szeretném összefoglalni, hogy miért nem preferálom (de van rá lehetőség, csak nem ingyen, azaz: nem zárkózom el előle, csak ára van) a személyes találkozót, miért részesítem előnyben a telefonos egyeztetést, vagy konzultációt. Véleményem szerint minden vállalkozónak érdemes átgondolni az alábbiakat, mielőtt arra eszmél, hogy egész nap találkozóról-találkozóra rohangál, és nincs ideje semmire…

Miért írom ezt az egészet?

Azt a paradigmát szeretném lerombolni, hogy csak azt lehet elintézni, amit személyesen intézünk. Az online világ nem egy hivatal, szerencsére itt nincs az „ügyintézéshez” kötelező megjelenés.

Időről időre úgy keresnek meg, hogy „találkozzunk, elmondom mit akarok, majd adsz ajánlatot.” Több éves átlagban elmondhatom, hogy a számlázott munkák + tárgyalások kevesebb, mint 1%-ában találkozok személyesen a másik féllel. Ugyanis a szolgáltatásaimmal kapcsolatban minden kérdés maradéktalanul, 100%-osan megbeszélhető telefonon, internetkapcsolattal társítva.

Az egyik legnagyobb vesszőparipám az időhatékonyság. Ajánlom az Intézz el mindent című könyvet a témában. Folyamatosan optimalizálom a rendszereimet, folyamataimat. Nem szeretek (ingyen) több időt tölteni azzal, ami kevesebb időráfordítással is megoldható. Az optimális megoldást keresem. Ezzel – ingyen, „csupán” beszélgetésért, „ismerkedésért”, ajánlatadásért nem éri meg nekem ingyenes személyes találkozókra járnom. Ezt a vállalkozói gondolkodásmódot, és a mögötte lévő okokat szeretném kifejteni.

Persze, ha ragaszkodik valaki a személyes találkozóhoz, lehetőség van rá, csak annak ára van [hiszen az idő pénz!], míg egy telefonos megbeszélés a legtöbb esetben ingyenes.

Elöljáróban

Az itt leírtak csak akkor igazak, ha valaki szolgáltatásokat nyújt, amelyeket „nem lehet kézzel megfogni”, és nincs olyan vetülete, amelyet telefonon/online/e-mailben ne lehetne „átadni” a két fél között. A webes szolgáltatások (pl.: weboldal készítés, karbantartás, oktatás [pl.: szerkesztőfelület bemutatása], vírusirtás, keresőoptimalizálás, stb.) olyanok, amelyeket anélkül is maradéktalanul lehet teljesíteni, hogy a Megrendelő és a kivitelező személyesen találkozna.

A személyes találkozók vitathatatlan előnyei:

Természetesen vannak előnyei, csak összességében nem hatékony. Lássuk ezeket:

• Megismeri egymást a két fél. Ez mindig pozitív dolog, jó „arcot kötni” egy e-mail címhez, vagy telefonszámhoz. Tudom, hogy van akinek ez fontos szempont, főleg az idősebb generáció tagjainak, vagy olyanoknak, akik „amúgy is” sok találkozót bonyolítanak a mindennapokban.
• Készpénzben is lehet fizetni. Nálam évek óta nincs készpénzes fizetés az átláthatóbb könyvelés miatt. Akkor sincs, ha könyvet vesz valaki: akkor is csak akkor tud eljönni érte (nem viszem el sehová, max. a postára inkább) átvenni, ha előre kifizette.
• A személyes kontakt „varázsa” miatt könnyebb értékesíteni egy szolgáltatást. Itt belép az értékesítési képletbe a reakciók figyelése, testbeszéd, mimika, „szimpatikusság-faktor”, stb. Az emberi reakciókból személyes konzultáció híján telefonon csupán a hangsúly, illetve hangerő marad.

A személyes találkozó hátrányai:

• Időigényes. Min. 60-90 percet kell utazásra szánni alkalmanként, egy legtöbbször átlag 30 perces tárgyalás miatt. Egy telefonos megbeszéléshez képest oda-vissza úttal, „biztonsági időtartalékkal” kell számolni. Egyszerűen nem produktív. Még ha lehetne is – nem lehet – tömbösíteni (egy napra rakni minden tárgyalást, útvonaltervezés szempontjából optimális sorrendbe), akkor is messze elmaradna a hatékonyság a telefonos tárgyalásokétól. Volt, hogy 4 munkanap – és kevesebb, mint 40 munkaórában – alatt 39 fix tárgyalásom volt telefonon. És nem csak ezzel foglalkoztam, ügyfeleknek is dolgoztam, cikket is írtam, számláztam, stb. Hogyan tudtam volna megcsinálni ezt utazással együtt? Arról nem is beszélve, hogy az utazással megspórolt időket inkább töltöm produktív munkával, cikkírással, kampányok megtervezésével.
• Költséges. Egyfelől az esetleges utazási költség miatt, de ez elenyésző ahhoz képest, hogy utazás miatt kevesebb idő marad a valóban produktív munkára, amely alatt a havi/éves bevételi tervet hozni kell, ezért árat kellene emelni. Így lenne garantálható, hogy kevesebb produktív munkaóra is behozza a megfelelő összegű bevételt. Ebben az esetben az ügyfelek nagy része rosszul járna, mert mindenkinek a magasabb árat kellene fizetnie. A döntő többségnek is, akiknek tökéletesen elegendő a telefonos/e-mailes kapcsolattartás. Egyszerűbb olcsóbban dolgozni, és a plusz igényt (személyes találkozó) plusz költségként beárazni annak, akinek erre szüksége van, ahelyett, hogy a másik ~99%-ra terhelném. Ráadásul a sikertelen tárgyalásokra fordított idő díját is be kellene építenem az áraimba.
• Nem minden esetben „komfortos”: Nem egyszerűbb télen/ősszel a meleg szobából telefonálni, mint adott esetben a havas-saras-esős hideg-nyirkos időben utazni? Vagy éppen nyáron a hűvös lakásban intézni az ügyeket a kinti 40 fokos meleg helyett?
• Ha valaki lemondja a találkozót, akkor 3-4x annyi idő esik ki a napirendből, mint egy telefonos konzultációnál. Ha esetleg nem jön el a partner, akkor a felesleges utazás miatt lehet bosszankodni. Ha nem hív? Mi van akkor? Már a hívásra várva is tudok dolgozni a gép előtt ülve más ügyfél munkáján.
• Mivel nincs ügyfélfogadásra alkalmas irodám (az áraimat jelentősen megdobná egy iroda bérlése, ráadásul kisvállalkozóként adózási szempontból sem érné meg), ezért vagy az ügyfélhez kellene mennem, vagy egy kávézóban tudnánk találkozni.
  Ha kiderül, hogy olyat akar az ügyfél, amit nem tudok megcsinálni/nem vállalom el és/vagy az anyagi elképzeléseink nem találkoznak, akkor 3-4x annyi időt töltöttünk el az utazás miatt ennek a „kiderítésével”, mintha telefonon tettük volna.
• Amikor késik, akkor sokba kerül: mivel a személyes találkozónak díja van, ezért a késés sokba kerülhet.
• Nem pánikkeltés miatt, de szerintem egyet fog érteni ezzel a ponttal: influenzás időszakban, vagy éppen koronavírus idején (2020. februárjában, a cikk írásakor éppen kezdett gyorsan terjedni Európában, számtalan olaszországi fertőzöttel és több halottal) nem szívesen mozdul ki az ember feleslegesen otthonról.

A személyes találkozók legnagyobb önámításai:

• „Tettem a céljaimért!” Este azt hiheti egy rutinos „kávézó”, hogy mennyi mindent tett a céljaiért és vállalkozásáért egy személyes találkozóval, hiszen pl. „reggel a webessel kávézott”. Holott a kávézóba tartva csupán egy 0 Ft-ot hozó tevékenységgel töltötte az idejét. Ahogy Rory Fatt mondta: „Nem csinálhatsz 100 000 dollárt egy 10 dollár óradíjú munkával.”
• „Nem fog átverni az, akit személyesen ismerek!” 1) Akivel találkozunk, azt még nem fogjuk ismerni a találkozó után. 2) Nem a személyes találkozó meglétének tényén múlik valakinek a becsületessége. Érdemes pl. leellenőrizni a partnert szerződéskötés előtt. Nekem ráadásul minden adatom fent van a kapcsolat oldalon, utánam lehet nézni, hogy 2009 óta van vállalkozásom, iszonyatos mennyiségű, ellenőrizhető referenciával rendelkezem (köztük írtam egy szakkönyvet is), több mint 1700 szakmai cikket írtam, stb. A szakmai hírnevembe nem kevés időt, energiát tettem, nem az ügyfelek átverésével építem a vállalkozásomat.
• „Ennyit megtehet egy partner, hogy eljön hozzám…” Meg persze. De komoly szakember nem fog ingyen utazgatni csak azért, hogy ajánlatot tehessen. Egy kezdő, vagy egy számla nélkül dolgozó egyetemista talán. De ott meg olyan is lesz a minőség… Ha meg „erőfitogtatás” az elhívás célja, mondván, hogy „megtehetem”, vagy, hogy „ha elégedett leszek, sok közös munkánk lesz”, akkor megint csak olyat fog találni, akivel nem lesz elégedett. A megfelelő minőségű munka miatt érdemes hosszú távú kivitelezőt választani, és nem amiatt, hogy „füttyentésre” ingyen kimegy a telephelyére.

Népszerűbb „invitálás” és „érv” típusok személyes találkozóra (válaszokkal):

• „A weboldal elkészülte után eljössz, és megmutatod, hogyan kell használni?” Nem, oktatóvideók adok és/vagy készítek. Nem kell megjegyezni, nincs félreértés, „örökre” megmarad. Egy (pár) órás személyes oktatás ezzel nem tud versenyezni.
• „Én is a 18. kerületben lakom, össze tudunk futni?” Mivel nincs irodám, ezért nem szempont a lakóhelyed holléte.
• „Ma feléd járok, be tudok ugrani?” Nincs ügyfélfogadásra alkalmas helyem, ezért ilyen opció sajnos nincs.
• „Meghívlak egy kávéra, és megbeszéljük, jó?” Egy kávé nem túl jó órabér számomra egy átlag 60-90 perces utazásért cserébe.
• „Én is ingyen utazok az ügyfelekhez, a benzint sem fizetik ki.” Az egyik kedvencem. Működő vállalkozás vezetőjének szájából hangzott el. Erre csak ezt tudtam mondani: Ha ez valóban így van, akkor be van építve az árba. Nálam nincs, mert az ügyfelek többsége nem igényli a személyes jelenlétet. Ha esetleg önnél ez tényleg nem térül meg, akkor egy marketing tanácsadásra lenne szüksége, hogy tudja: hogyan lehet a költségeit az ügyfél felé érvényesíteni. Azt már nem tettem hozzá, hogyha mégsem megy, akkor érdemes elgondolkozni, hogy szeretetszolgálatot, vagy vállalkozást akar-e vezetni.
• „Találkozzunk, egyeztessünk a részletekről, viszek laptopot, megmutatod mit tudsz, illetve azon vannak a képek is.” A tárgyalás során csak olyan dolgokat mutatok, amelyek vagy fent vannak az interneten, vagy e-mailben küldök el, nincs „megfogható” termékem, mint pl. egy próbálni való ruha. A képeket pedig fájlküldővel el tudod küldeni, miután megegyeztünk, és kezdjük a közös munkát. Ha a gépen lévő infókat meg kellene mutatni nekem, akkor pedig ott a képernyőmegosztás funkció, amely segítségével ugyanazt fogom látni, mintha melletted ülnék.
• „Szeretek kezet fogni azzal, akivel üzletet kötök.” Én is. Tényleg. De sajnos csak ezért nem éri meg találkozni. Illetve ha eljössz hozzám, pár percben szívesen kezet fogok veled üzletkötés előtt, nincs akadálya.
• „Megegyezés után találkozunk, hogy aláírjuk a szerződést?” Alapvetően a vonatkozó kormányrendelet alapján elektronikus úton kötöm a szerződéseimet. De ha igény van papír alapú szerződésre, akkor 1) „be tud ugrani” hozzám egy percre aláírni, vagy 2) postafordultával tudjuk egymásnak küldeni.

Csak úgy mellékesen: belegondolt már, hogy mennyit utazik egy naponta 2×45 percet ingázó személy?

Aki nem otthonról dolgozik – és ennyit közlekedik – annak nagyon rossz az utazás/munkaidő aránya. Igen, én az utazást is munkának fogom fel, hiszen ez olyan tevékenység, amely munka nélkül nem lenne, ezért ez is a munkára fordítandó idő része. Akkor is, ha nem a hagyományos „munkaidő” kereteibe tartozik.

Számoljunk azzal, hogy 45 perc alatt (a szám cserélhető sajátra) ér a munkahelyére, ott 8 órát dolgozik (ebédszünettel ne számoljunk, otthon is enne az ember). Egy évben durván 261 (365/7*5) hétköznap van. Ebből jöjjön le mondjuk 5 ünnepnap, és 25 szabadság. Marad 261-5-25=231 nap. A fenti példánál maradva éves szinten 1848 munkaóra mellé „jut” 364,5 óra (+19,72%) utazás. Ami egyébként hatalmas előny lehet, ha valaki okosan használja ki, pl. könyvet olvas csak a felében.

Ha valaki örül, hogy havi 19,25 (231/12) munkanappal (154 munkaóra) keres nettó 250 000 Ft-ot (mindenki cserélje ki a saját számára), azt hiheti, hogy 1623 Ft-os órabérért dolgozik. Ami szó szerint véve igaz, ám utazással együtt, a munkára fordított idejének órabére „leromlik” 1367 Ft/órára (250000/(((19,25*8)+(19,25*90/60))). Véleményem szerint így kell helyesen számolni.

És „digitális nomádként”?

Igaz, Budapesten élek a XVIII. kerületben, de többnyire egy laptop elött dolgozok, mondhatni városi „digitális nomád” vagyok a minimális személyes találkozók száma miatt. A találkozóval járó utazás olyan „járulékos időtöltés”, amely nem – vagy a kiszállási díjjal minimálisan – hoz bevételt. Nem tudom, ki hogy van vele, de én nem azért lettem vállalkozó, hogy kávézgassak, ismerkedjek, hanem hogy az időmet úgy osszam be, ahogy kényelmes nekem. Nekem az utazás nem kényelmes, mert időgazdálkodási szempontból nem hatékony. És, hogy konkrét számok is legyenek: az utóbbi 3 évben csupán a munkaidőm 0,85%-át töltöttem utazással, annak is jó része postára/bankba járás volt. Amíg van elég megkeresésem, nem kívánok változtatni a bevett gyakorlaton.

És ez persze visszafelé is működik nálam, „ügyfélként” sem utazok feleslegesen, ha meg tudom online is oldani az elintéznivalómat.

Találkozunk személyesen?

De komolyan! Nem akarok senkit elriasztani a fentiekkel a személyes találkozótól. Ha a fentiek után is igény van rá, és nem megfelelő egy telefonos konzultáció, természetesen van lehetőség személyes találkozóra, a személyes konzultáció/oktatás szolgáltatásom keretein belül.

Egyetért, kiegészítené a fentieket, vagy éppen megosztana egy másik nézőpontot? Várom az építő jellegű hozzászólását lejjebb!